「退職の挨拶を送りたいけど、どう送ったらいいんだろう…」
退職する時の挨拶について、そんな風に迷っている方もいるのではないでしょうか？
実際、退職の挨拶をメールで送ることは、送るタイミングには気をつけた方が良いものの問題ありません。
今回は、そういった退職時の挨拶マナーについて、ご紹介します！
そもそも退職の挨拶をメールで送ってもOK？
お世話になった上司や同僚に対しては、直接会って退職の挨拶を伝えるのがベストですが、スケジュールの調整ができない場合や遠方にいる場合など、どうにもできない時もあるからです。
また、メールによる退職の挨拶は証拠として残るため、退職後のトラブルを未然に防ぐメリットもあります。
ただし、メールでの退職の挨拶にはマナーがあるので、ポイントをおさえて今までの感謝を込めた文章を作成しましょう。
退職の挨拶で心に留めておくべき基本的なマナーとは？
退職の挨拶を行う際は、以下の基本的なマナーをおさえておきましょう。
- お世話になった会社の人や取引先に感謝の言葉を伝える
- 今後の展望や目標などのポジティブな発言をする
- ネガティブな感情や不満を避ける
- 誤解やトラブルの原因となる退職理由は具体的に話さない
- 退職日や引き継ぎの状況を伝える
退職の挨拶は、自分の印象を残す最後のチャンスです。
ネガティブな発言は極力避けて、退社後の目標をさりげなく伝えながら、これからのキャリアを相手に応援してもらえるような挨拶にしましょう。
退職の際に配るお菓子（手土産）の選び方
退職の際にお菓子を配らなくても、マナー違反にはなりません。
ですが、勤務最終日を気持ちよく終えるためにも、社内に向けてお菓子を用意する人は多いです。
社内の人に配るお菓子は、受け取った人が好きなタイミングで食べれるように個包装されているものを選びましょう。
包装されたお菓子は切り分けや取り分ける手間もいらないので、衛生的にも好まれます。
また、退職の挨拶をする時に出張や在宅勤務などで会社に出勤していない方もいたりと、すぐにお菓子を受け取ってもらえるとは限らないので、賞味期限が2週間以上あるお菓子を選ぶようにしておきましょう。
配る相手のことを考えて、年齢や性別で好みが別れにくいお菓子をピックアップしておくのも配慮の一つです。
退職挨拶メールはどこまで送るべき？
退職の挨拶メールは、あなたがその会社でお世話になった人に送るのが基本です。
ただ、社内と社外で送るべき範囲も違うため、それぞれどこまでの人に送るべきかを解説します。
社内で送るべき人
社内向けの退職挨拶メールで送るべき人は、以下のような人たちです。
直接退職の挨拶ができる人に対しては、改めて送らなくても良いとされています。
ただ、出勤最終日の挨拶として最後に感謝の気持ちを伝えられるチャンスなので、退職の挨拶メールを送った方が良いと感じる相手には原則送っておくようにしましょう。
社外で送るべき人
社外向けの退職挨拶メールで送るべき人は、業務でお世話になった取引先です。
特に直接やり取りしたり、仕事の成果や信頼関係を築いたりした人には、退職の挨拶メールを送るようにしましょう。
退職挨拶メールの例
退職挨拶メールは、送る相手や目的に応じて、内容や文体を工夫する必要があります。
ここでは、送り先別に退職挨拶メールの例を紹介します。
社長・席の上司
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
〇〇部 部長 〇〇様
お疲れ様です。〇〇（自分の名前）です。
突然のご報告となりますが、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
直接お話しできずに申し訳ございませんが、メールにて心からのご挨拶を差し上げます。
入社してから〇年間、〇〇部で大変お世話になりました。様々な業務を通じて多くのことを学び、大変感謝しております。
これからも、〇〇部長に学んだことを胸に新たなステージで活かし、成長していきたいと思っております。
今までのご指導と温かいご支援に感謝しております。
誠にありがとうございました。
〇〇部門 〇〇（自分の所属と名前）
お世話になった身近な上司
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
〇〇課長（お世話になった身近な上司の名前）
お疲れ様です。〇〇（自分の名前）です。
突然のご報告となりますが、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
直接お話しできずに申し訳ございませんが、メールにて心からのご挨拶を差し上げます。
〇〇課長には、新人時代から仕事の基本から教えていただき、本当に多くのことを学ばせていただきました。
（お世話になった身近な上司との具体的なエピソード）
今まで課長から教えていただいたことを、今後の人生に活かしていきたいと思います。
最後になりましたが、〇〇課長のご健勝とますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
誠にありがとうございました。
〇〇部門 〇〇（自分の所属と名前）
同期/同僚/部下
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
〇〇さん（同期/同僚/部下の名前）
お疲れ様です。〇〇（自分の名前）です。
突然のご報告となりますが、一身上の都合により、本日をもちまして退職することになりました。
直接お話しできずに申し訳ないですが、メールにて心からのご挨拶を差し上げます。
（同期/同僚/部下との具体的なエピソード）
〇〇さんと仕事を共にして得た多くの学びや経験を、今後も活かしていきたいと思っています。
今後の連絡先は下記となりますので、何かご用件がありましたらご連絡いただければ幸いです。
メール：☓☓☓☓☓☓@☓☓☓☓☓.☓☓☓
電話：☓☓☓‐☓☓☓☓‐☓☓☓☓
最後になりましたが、皆様のご健勝とますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
誠にありがとうございました。
〇〇部門 〇〇（自分の所属と名前）
社外の取引先
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
突然のご報告となり大変恐縮ですが、一身上の都合により〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、メールでのご挨拶となり大変申し訳ございません。
在職中は〇〇様の格別な配慮を賜り、心より感謝を申し上げます。
後任者は、本メールのCCに入れております〇〇が担当させていただきます。
退職日までに〇〇へ引き継ぎをしますので、どうぞご安心ください。
つきましては、後日〇〇がご挨拶に伺わせていただきます。
今後とも弊社と変わらぬお取引を、何卒よろしくお願い申し上げます。
末筆ではございますが、〇〇様の益々のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。
誠にありがとうございました。
〇〇部門 〇〇（自分の所属と名前）
このように、相手との関係性によって送る文章の硬さや表現の仕方は帰ることが望ましいですが、上記よりもっと柔らかい文章で送っても良い関係性の場合は、相手との関係性を考えながら工夫するとよいでしょう。
退職メール送信タイミング
社内向けの退職メールは、最後の挨拶の意味合いが強いので、通常は出勤最終日に送信するのがよいでしょう。
もし出勤最終日が有給消化で休みの場合は、退職メールのタイミングを逃さないように気をつけなければいけません。
また、退職メールを送る時間帯は、相手の業務スケジュールを確認しながら、業務に支障が出ない時間帯を事前に確認しておきましょう。
一方で、社外向けの退職メールは、取引先に後任者の紹介や引き継ぎがあるため、退職日の2〜3週間前には伝えましょう。
社内業務の引き継ぎと同時進行で行うので、ギリギリだと退職日までに終わらないリスクがあるためです。
退職メールの一斉送信はOK？
退職メールを一斉送信しても、しっかりと感謝の気持ちを伝えられていればOKです。
ただ、一斉送信する場合は、受信者同士のアドレスが他人に見えないように、宛先はBCCで送りましょう。
また、特にお世話になった人には、その人とのエピソードを盛り込んで個別に退職の挨拶メールを送ると、より良い印象を残して退職できます。
一斉送信文の例
件名：退職のご挨拶（自分の名前）
〇〇部門各位
いつもお世話になっております。〇〇部門の〇〇（自分の所属と名前）です。
私事で大変恐縮ではありますが、このたび、一身上の都合により〇〇月末（退職日）をもって退職することとなりました。
本来であれば、直接伺ってご挨拶すべきところ、メールでの急なご連絡となり失礼いたします。
これまで皆様には大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。
当社の業務を通して学ばせていただいた経験を今後に活かし、さらに励んでいきたいと思っています。
今後の連絡先は下記となりますので、何かご用件がありましたらご連絡いただければ幸いです。
メール：☓☓☓☓☓☓@☓☓☓☓☓.☓☓☓
電話：☓☓☓‐☓☓☓☓‐☓☓☓☓
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。
誠にありがとうございました。
〇〇部門 〇〇（自分の所属と名前）
効果的な退職スピーチのコツ
退職のスピーチでは、会社で自分が成長できた理由や今まで支えてくれた人たちに対して、具体的なエピソードを交えて感謝の気持ちを大きな声で話しましょう。その際に、退職理由や仕事の苦労といったネガティブな内容は、場の空気を悪くしたり、周りに不快感を与えたりすることにつながるため気をつけてください。
ちなみに、退職スピーチは長々としたものではなく、1〜2分程度に抑えましょう。業務を控えている人もいるので、要点を絞って自分の思いを伝えましょう。
退職スピーチの文章例
皆様、こんにちは。
〇〇（自分の名前）です。
今日はお忙しい中、私の退職に際してお集まりいただき、誠にありがとうございます。
〇年間、皆さんと共に働けたことは、私の人生において非常に充実した時間でした。
皆様と共に働くことで、多くの経験を積み、多くのことを学ぶことができました。
その際に、困難なことがあっても、いつも一緒に乗り越えてきたことを心から感謝しています。
退職後は、（自分の未来の計画）を追求する予定です。新たな挑戦に対するワクワク感と、皆様との別れに対する寂しさが入り混じった複雑な気持ちでいっぱいです。
最後に、これまでの経験を通じて学んだこと、皆さんから頂いたサポート、そして共に過ごした時間に心から感謝しています。
これからも皆さんのご健康とご成功を心よりお祈りしています。
ありがとうございました。
まとめ
この記事では、退職挨拶メールのマナーやサンプル文を紹介しました。
退職の挨拶メールは、自分が成長するために支えてくれた人たちへ感謝の気持ちを伝える手段であり、社会人としてのマナーです。
これまでお世話になった人たちに快く送り出してもらうためにも、最終出勤日に書いてから退勤しましょう。
また、転職先の業界が同じであれば、引き続き、相手との付き合いが継続する可能性もあります。
挨拶メールは良好な人間関係を保ち、業界内での信頼関係を築くことにもなるので、この記事のサンプル文を参考に、挨拶メールを作成してみてくださいね。
